Brückentage, Inventur, Sommerpause: der Jahresplan für Ihre Zeiten

Planen Sie für den Jahresplan eine Stunde Anfang Januar ein und danach rund fünf Minuten vor jeder einzelnen Ausnahme. Das ist der ganze Aufwand, wenn Sie ihn einmal ordentlich aufsetzen. Ohne Plan entstehen dagegen genau die Situationen, die Kunden verärgern: ein Profil, das geöffnet meldet, während das Rolltor unten ist.

Unser Beispiel ist ein Reifenhändler in Paderborn mit kleiner Werkstatt. Sein Jahr hat einen klaren Rhythmus. Im Frühjahr und im Herbst stehen die Kunden für den Reifenwechsel Schlange, im Januar wird das Lager gezählt, im Sommer schließt der Betrieb für zwei Wochen. Dazu kommen Feiertage und die Brückentage, an denen viele Kollegen ohnehin Urlaub nehmen.

Eine Stunde im Januar: alle Ausnahmen auf einmal markieren

Setzen Sie sich mit dem Kalender des neuen Jahres hin und kreisen Sie jeden Tag ein, an dem Ihr Betrieb anders arbeitet als in einer normalen Woche. Dazu gehören Feiertage, Brückentage, die Inventur, der Betriebsurlaub, Weiterbildungen und Tage mit verlängerten Zeiten. Der Reifenhändler zählt am Ende zwölf Kreise.

Zu jedem Kreis legen Sie zwei Termine in Ihrem eigenen Kalender an. Der erste liegt zwei Tage vor der Ausnahme und lautet Zeiten im Profil anpassen. Der zweite liegt auf dem ersten normalen Tag danach und lautet Zeiten zurücksetzen. Diese beiden Erinnerungen sind das eigentliche Werkzeug. Das Dashboard kennt keine Funktion für Sonderöffnungszeiten, Ausnahmen lösen Sie über das vorübergehende Ändern der Wochenzeiten.

Zwei Tage vor dem Feiertag: die Woche umstellen

Fällt ein Feiertag auf einen Donnerstag und der Betrieb schließt auch am Freitag, öffnen Sie zwei Tage vorher die Öffnungszeiten und leeren Sie beide Tage. Ein Tag ohne Zeitspanne gilt als geschlossen. Mehr ist nicht zu tun.

Zusätzlich hilft ein kurzer Hinweis im Abschnitt Über uns, zum Beispiel: Am Freitag nach dem Feiertag bleibt die Werkstatt geschlossen. Wer das Profil liest, versteht dann, warum die Woche ungewohnt aussieht. Ein Satz in der FAQ zu Ihren üblichen Schließtagen im Jahr erspart außerdem viele Anrufe.

Beim Brückentag lohnt eine bewusste Entscheidung. Manche Betriebe schließen, andere öffnen gerade dann, weil Kunden frei haben und Zeit für den Werkstattbesuch finden. Der Reifenhändler öffnet am Brückentag nach Christi Himmelfahrt nur vormittags. Wichtig ist nicht, wie Sie sich entscheiden, sondern dass das Profil Ihre Entscheidung zeigt.

Inventur im Januar: nur einen halben Tag sperren

Die Inventur dauert beim Reifenhändler einen Vormittag. Statt den ganzen Tag zu schließen, ändert er nur die erste Zeitspanne und lässt die Werkstatt ab Mittag öffnen. Pro Tag sind bis zu vier Spannen möglich, sodass auch halbe Tage sauber abgebildet werden.

Ist die Inventur vorbei, stellt er am nächsten Morgen den alten Stand wieder her. Die Erinnerung im Kalender sorgt dafür, dass er das nicht erst merkt, wenn ein Kunde anruft.

In der Wechselsaison: längere Tage vorübergehend eintragen

Ausnahmen gibt es auch in die andere Richtung. Im Oktober öffnet der Reifenhändler samstags länger als sonst, weil der erste Frost Kunden in die Werkstatt treibt. Das trägt er für diese Wochen ein und nimmt es danach wieder zurück.

Hier lohnt der Aufwand besonders. In der Suche gibt es einen Filter für Betriebe, die gerade geöffnet haben. Er richtet sich nach den eingetragenen Zeiten. Ein Betrieb, der länger offen ist, als das Profil sagt, verschenkt also genau die Kunden, die spontan noch einen Termin suchen.

Vor der Sommerpause: rechtzeitig, deutlich, mit Rückkehrdatum

Der Betriebsurlaub ist die größte Ausnahme im Jahr. Etwa eine Woche vorher schreibt der Reifenhändler einen Hinweis in den Abschnitt Über uns: wann geschlossen ist und ab welchem Tag die Werkstatt wieder arbeitet. Am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub leert er dann die Öffnungszeiten aller Tage.

Während der Pause kommen Nachrichten über das Kontaktformular weiter als E-Mail an. Wer sie in dieser Zeit nicht beantwortet, sollte das im Hinweis erwähnen, damit niemand auf eine schnelle Antwort wartet.

Am ersten Arbeitstag danach: der Rückweg in die normale Woche

Diesen Schritt vergessen die meisten Betriebe. Kaum ist der Laden wieder offen, gibt es genug anderes zu tun. Planen Sie deshalb fünf Minuten am Morgen fest ein, bevor das Telefon zu klingeln beginnt:

• Öffnungszeiten auf den normalen Wochenplan zurücksetzen.
• Den Hinweis im Abschnitt Über uns entfernen oder kürzen.
• Das öffentliche Profil einmal aufrufen und die Zeile zum Öffnungsstatus prüfen.
• Die nächste Ausnahme im Kalender ansehen.

Ein guter Trick: Notieren Sie sich vor jeder Änderung den normalen Wochenplan auf einem Zettel, der neben dem Bildschirm hängt. Dann müssen Sie beim Zurücksetzen nichts aus dem Gedächtnis rekonstruieren.

Im Dezember: das alte Jahr auswerten

Bevor der neue Wandkalender aufgehängt wird, lohnt ein ehrlicher Rückblick. Welche Ausnahmen haben gut geklappt, welche wurden vergessen, wo haben Kunden vor der verschlossenen Tür gestanden? Der Reifenhändler stellt dabei fest, dass er einen Brückentag im Mai übersehen hatte. Im neuen Plan steht er nun ganz oben.

So wird aus dem Jahresplan eine Routine, die mit jedem Jahr weniger Zeit kostet. Bei Firmenauskunft24 pflegen Sie die Zeiten selbst im Dashboard, und gerade deshalb lohnt es sich, den Takt dafür einmal festzulegen.