Morgens, abends, am Wochenende: Erreichbarkeit im Profil richtig zeigen
Ein Installateur ist tagsüber auf Baustellen, abends am Telefon. So bildet das Profil ab, wann und wie man ihn wirklich erreicht.
Für diese Aufgabe brauchen Sie eine halbe Stunde und einen ehrlichen Blick auf eine ganz normale Arbeitswoche. Das Ziel ist schlicht: Wer Ihr Profil liest, soll wissen, auf welchem Weg und zu welcher Tageszeit er bei Ihnen jemanden erreicht.
Unser Beispiel ist ein Installateur aus Kassel mit einem Gesellen und einem Auszubildenden. Ein Ladengeschäft hat der Betrieb nicht, das Büro ist ein Zimmer im Wohnhaus. Um sieben sitzt er im Transporter, ab neun steht er im Keller eines Kunden, und erst gegen sechs am Abend findet er Zeit für Rückrufe. Genau dieser Rhythmus gehört ins Profil.
Um sieben im Transporter: wer frühmorgens den Hörer abnimmt
Die erste Stunde des Tages ist für viele Handwerksbetriebe die beste Zeit für Anrufe. Der Chef verteilt die Aufträge, das Handy liegt griffbereit, Rückfragen werden schnell geklärt. Wenn das bei Ihnen so ist, darf das Profil es zeigen.
Im Bereich Kontaktwege können Sie mehrere Telefonnummern eintragen und jeder eine kurze Bezeichnung geben. Der Installateur nennt seine Mobilnummer Rückfragen und Aufträge und setzt sie als Hauptnummer. Die Festnetznummer des Büros bleibt als zweiter Eintrag stehen, mit der Bezeichnung Büro. So sieht man auf einen Blick, welche Leitung wofür gedacht ist.
Wenn die Hände voll sind: schriftliche Wege für den Vormittag
Zwischen neun und vier ist das Telefon in einer Werkzeugtasche oder unter einem Waschbecken. Anrufe in dieser Zeit landen auf der Mailbox. Für Kunden ist das unbefriedigend, für den Betrieb unvermeidlich.
Hier helfen die schriftlichen Wege. Eine E-Mail-Adresse gehört ins Profil, auch wenn die meisten Kunden lieber anrufen. Zusätzlich hat jedes Profil ein Kontaktformular. Eine Nachricht darüber kommt als E-Mail beim Betrieb an. Kunden können so in Ruhe beschreiben, was tropft oder klemmt, und der Installateur liest es in der Mittagspause, statt fünf Nachrichten auf der Mailbox abzuhören.
Wichtig ist nur, dass die Adresse auch gelesen wird. Prüfen Sie, an welches Postfach die Nachrichten aus dem Formular gehen, und legen Sie fest, wann Sie hineinschauen. Beim Installateur ist das zweimal am Tag: in der Mittagspause und nach Feierabend. Eine Antwort am selben Abend wirkt auf Kunden verlässlicher als ein Rückruf, der erst nach drei Tagen kommt.
Hat der Betrieb eine eigene Website, gehört auch sie zu den Kontaktwegen. Steht dort eine andere Telefonnummer oder eine ältere Adresse als im Profil, wissen Kunden nicht, welcher Angabe sie trauen sollen. Gleichen Sie beides bei dieser Gelegenheit ab.
Ab achtzehn Uhr: Öffnungszeiten sind keine Telefonzeiten
Der häufigste Fehler in diesem Bereich ist eine Verwechslung. Öffnungszeiten beschreiben, wann man zu Ihnen kommen kann oder wann das Büro besetzt ist. Die Zeiten, in denen Sie zurückrufen, sind etwas anderes. Wer beides vermischt, trägt am Ende Montag bis Freitag von sieben bis neunzehn Uhr ein, obwohl in dieser Zeit niemand die Tür öffnet.
Das Profil zeigt aus den eingetragenen Zeiten, ob ein Betrieb gerade geöffnet hat. Steht dort am Nachmittag geöffnet, rechnen Kunden mit einem besetzten Büro. Der Installateur trägt deshalb nur die beiden Vormittagsstunden ein, in denen seine Frau das Büro besetzt. Dass er abends zurückruft, schreibt er in einem Satz in den Abschnitt Über uns.
«Erreichbar ist ein Betrieb nicht, wenn das Telefon klingelt, sondern wenn jemand abnimmt. Nur diese Zeiten gehören ins Profil.»
Samstag und Sonntag: lieber klar als vage
Am Wochenende entstehen die meisten Missverständnisse. Ein Rohrbruch hält sich nicht an Bürozeiten, und viele Kunden hoffen, dass ein kleiner Betrieb trotzdem kommt. Was Sie am Wochenende leisten, entscheiden nur Sie. Im Profil sollte es aber eindeutig stehen.
Bietet der Betrieb keinen Wochenenddienst an, bleiben Samstag und Sonntag bei den Öffnungszeiten leer und gelten damit als geschlossen. Kommen Sie in dringenden Fällen doch, beschreiben Sie die Bedingungen in der FAQ, etwa unter der Frage, ob Sie auch am Wochenende ausrücken. Eine solche Antwort sollte kurz sein und keine Zusage enthalten, die Sie im Zweifel nicht halten können.
Ein Seitenblick auf die Praxis am Empfangstresen
Bei einer Physiotherapiepraxis sieht das Bild anders aus, das Prinzip bleibt gleich. Die Praxis ist von früh bis spät geöffnet, das Telefon am Empfang aber nur zu bestimmten Zeiten besetzt, weil die Kolleginnen sonst behandeln. Auch hier gilt: Die Öffnungszeiten beschreiben die Behandlungszeiten, die Telefonzeiten gehören als kurzer Hinweis in den Text. Wer Termine lieber schriftlich anfragt, nutzt das Kontaktformular.
Dreißig Minuten am Schreibtisch: die Angaben abgleichen
Für den Abgleich nehmen Sie sich am besten einen ruhigen Abend. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:
- Schreiben Sie auf, wann in einer typischen Woche wirklich jemand abnimmt.
- Prüfen Sie jede Nummer im Profil: Gibt es sie noch, und hat sie eine verständliche Bezeichnung?
- Senden Sie sich selbst eine Nachricht über das Kontaktformular und schauen Sie, in welchem Postfach sie ankommt.
- Vergleichen Sie die eingetragenen Öffnungszeiten mit Ihrer Notiz.
- Ergänzen Sie einen Satz zur Rückrufzeit im Abschnitt Über uns oder eine Frage in der FAQ.
Der Installateur aus Kassel hat für alles zusammen knapp vierzig Minuten gebraucht. Seitdem fragen weniger Kunden, warum er mittags nicht abnimmt. Wer sein Profil bei Firmenauskunft24 so einstellt, sagt die Wahrheit über den eigenen Tag, und genau das schafft Vertrauen.
